Nachweis & Dokumentation

Wie dokumentiere ich die KI-Kompetenz meiner Mitarbeiter prüfungssicher?

Ein tragfähiger Nachweis nach Artikel 4 EU AI Act besteht aus vier Unterlagen: einem Inventar der eingesetzten KI-Systeme, einer Zuordnung von Rollen zu Kompetenzniveaus, einem Schulungskonzept mit Inhalten und Umfang sowie Teilnahmenachweisen mit Datum. Eine Zertifizierung schreibt die Verordnung (EU) 2024/1689 nicht vor. Verlangt wird Nachvollziehbarkeit, nicht ein bestimmtes Siegel.

Das Inventar listet jedes KI-System, das im Unternehmen genutzt wird — mit Bezeichnung, Anbieter, Einsatzzweck, betroffener Abteilung, verarbeiteten Datenarten und einem fachlich Verantwortlichen. Dazu gehört auch, was niemand offiziell eingeführt hat: die private ChatGPT-Nutzung im Vertrieb, das Transkriptionstool im Kundenservice, die KI-Funktion im vorhandenen CRM.

Der Zweck ist nicht Bürokratie. Das Inventar ist die Begründungsgrundlage dafür, dass Ihre Schulung zum Einsatzkontext passt — genau die Formulierung, die Artikel 4 verwendet. Ohne Inventar können Sie diesen Zusammenhang nicht belegen.

Die Matrix verbindet Rollen mit Kompetenzniveaus. Drei bis vier Stufen genügen: Entscheider, intensive Anwender, gelegentliche Anwender, technische Rollen. Jede Stufe erhält Lernziele und einen Mindestumfang.

Diese Unterlage ist der Unterschied zwischen einer pauschalen und einer differenzierten Umsetzung. Sie zeigt, dass die Frage nach dem ausreichenden Maß bewusst und rollenbezogen beantwortet wurde — und sie schützt davor, die Belegschaft mit Inhalten zu belasten, die für ihre Arbeit irrelevant sind.

Das Konzept beschreibt pro Rollenprofil, welche Inhalte vermittelt werden, in welchem Format, in welchem Umfang und in welchem Turnus. Es benennt außerdem, wer die Schulung durchführt und mit welcher Qualifikation.

Ein häufiger Fehler ist, nur die Agenda eines einzelnen Termins abzulegen. Ein Konzept ist eine Regel, kein Ereignis: Es sagt auch, was mit neuen Beschäftigten passiert, was bei neuen Tools passiert und wann aufgefrischt wird.

Der Nachweis nennt Name, Rolle, Datum, Umfang in Stunden, Inhaltsverzeichnis und den Durchführenden. Eine Teilnehmerliste mit Unterschriften plus Agenda erfüllt den Zweck, eine Sammelbestätigung ohne Inhalte nicht.

Praktisch bewährt hat sich ein Ordner, physisch oder digital, mit vier Registern entsprechend den vier Unterlagen. Wenn eine Anfrage kommt — von einer Behörde, vom Betriebsrat oder aus dem Lieferantenfragebogen eines Großkunden — wird dieser Ordner als Ganzes vorgelegt.

Häufig vorgelegt und selten ausreichend: eine E-Mail mit einem Link auf ein Erklärvideo, ein Punkt in der Betriebsversammlung, ein allgemeines Online-Zertifikat über Künstliche Intelligenz ohne Bezug zu den eingesetzten Systemen, oder eine interne Richtlinie, die niemand nachweislich gelesen hat.

Der gemeinsame Mangel ist immer derselbe: Es fehlt die Verbindung zwischen den tatsächlich genutzten KI-Systemen, den betroffenen Personen und dem vermittelten Wissen. Diese Verbindung herzustellen ist der eigentliche Inhalt der Dokumentationspflicht.

Reihenfolge: Inventar in zwei bis drei Tagen mit einer kurzen Abfrage in jeder Abteilung. Rollenmatrix an einem halben Tag mit HR und Fachbereichsleitung. Schulungskonzept an einem halben Tag. Danach Termin für die Schulung setzen.

Wenn Sie das nicht intern stemmen wollen: Im Rahmen des Zündstoff-Seminars entstehen Konzept, Agenda und Teilnahmenachweise als Nebenprodukt der Durchführung. Sie erhalten die Unterlagen in einer ablagefähigen Form. [Platzhalter: Leistungsumfang und Konditionen vor Livegang prüfen.]